Instruções Básicas acerca da Prestação de Contas de Convênios

Com o intuito de disponibilizar às instituições conveniadas (convenentes) com a Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, o maior número de informações acerca do Processo de Prestação de Contas, publicamos os principais documentos necessários para a análise das contas do convênio.

Para facilitar a leitura e compreensão destes documentos, não os descrevemos de modo detalhado e aprofundado,  apenas citamos breves conceitos e características destes.

Assim, antes de entregar a sua Prestação de Contas, verifique os seguintes dados para evitar correções e/ou interpeleções futuras nos processos encaminhados.

Ofício de Encaminhamento ao Secretário(a) de Estado de Educação

• Este ofício abre o Processo de Prestação de Contas.

Relatório de Cumprimento do Objeto

•  No Relatório de Cumprimento do Objeto a instituição conveniada atesta que os recursos públicos foram devidamente utilizados, tendo cumprido o contrato de convênio. 
•   As ações executadas devem estar de acordo com as programadas no Plano de Trabalho.
•  Os benefícios alcançados devem guardar coerência com os objetivos do convênio.

Termo de Convênio 

• Este termo formaliza oficialmente o contrato entre GDF e instituições conveniadas. 
• O processo de Prestação de Contas do Convênio deve conter a cópia da publicação do Diário Oficial do Distrito Federal (DODF).

Plano de Trabalho, Ação e Atividades

• No Plano de Trabalho devem constar de modo detalhado todos os dados e  informações pertinentes  as instituições conveniadas tanto na parte administrativa quanto as as atividades pedagógicas que serão executadas para a consecução dos objetivos e metas descritos no próprio plano.
• Deve constar o Cronograma de Desembolso das parcelas com o orçamento previsto para cada uma.

 Relatório de Execução Físico-Financeira 

• O Relatório de Execução Físico-Financeira relaciona cada meta, etapa e fase do convênio, fazendo um comparativo entre a quantidade programada e a executada, inclusive, indicando as receitas, as despesas e os rendimentos das aplicações financeiras, bem como o saldo da conta do convênio, se houver.

Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa

• O Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa, conforme a Instrução Normativa 01/2005 da Corregedoria-Geral do Distrito Federal, tem por finalidade evidenciar os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro quando for o caso e os respectivos saldos .

Conciliação Bancária

• É um comparativo entre as movimentações existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro.

•  A Conciliação Bancária compara o saldo do extrato bancário com o saldo contábil, considerando os débitos e créditos não lançados pelo banco e os débitos e créditos não contabilizados pelo convenente no período da prestação de contas.                          

Relação de Pagamentos

•  A Relação de Pagamentos é a listagem onde constam detalhadamente todas as despesas e pagamentos efetuados com os respectivos valores, os tipos comprovantes de pagamento utilizados, números das  notas fiscais, guias de recolhimento, credores, natureza das despesas, títulos, datas de emissão dos comprovantes, datas de pagamento dos comprovantes, valor bruto, imposto incidido e o valor líquido.

Plano de Aplicação

•  O Plano de Aplicação especifica quais são os tipos de gastos e de onde provém os recursos para o pagamento destes.

Extrato Bancário

• Verificar se houve alguma cobrança de taxa bancária e se houve depósito da instituição para quitá-la (o pagamento das taxas são de responsabilidade da instituição conveniada). 
• Deve contemplar a movimentação entre a liberação do recurso até a efetivação do último pagamento.
•  Não pode haver saque na conta específica do Convênio.

Notas Fiscais/Comprovantes de Pagamento

• Anexar todas as cópias da Notas Fiscais referentes a todas as despesas efetuadas.
• As Notas Fiscais devem estar dentro do prazo de validade.
• Deve constar o CNPJ da Convenente.
• Deve ser emitida em nome da Convenente.
• Carimbo de "Recebido" pela empresa que forneceu o produto ou prestou serviços.
• Carimbo de "Recebido"e "Atesto", este último com a assinatura de dois funcionários  por parte da Convenente (não podem ser da Direção).
• O material ou serviço adquirido deve estar de acordo com o Plano de Trabalho.
•  Anexar cópia das contas de serviços públicos (CEB, CAESB etc) e os respectivos comprovantes de pagamento.

Cheques

• Deve constar na Prestação de Contas todas as cópias dos cheques utilizados na consecução das despesas. 
• Todos os cheques utilizados devem estar relacionados na Relação de Pagamentos.
•  Observar se todos os cheques que constam no Extrato Bancário estão lançados na Relação de Pagamento.
• Todos os cheques devem estar nominativos e, preferencialmente, cruzados.

Documentos Fiscais relativos aos Recursos Humanos e Encargos Sociais

• Anexar as cópias dos documentos comprobatórios dos pagamentos devidos aos funcionários e/ou prestadores de serviços de acordo com a legislação trabalhista.

Guias dos Encargos Sociais e de Impostos Quitados

• As Guias dos Encargos Sociais devem conter o nome do(a) funcionário(a) e a relação nominativa dos funcionários que trabalham na instituição.
• São considerados Encargos Sociais todos os benefícios devidos ao trabalhador, tais como: INSS, FGTS, Vale-Transporte, Vale-Refeição, Recisão Contratual, Férias, Anuênio proporcional ao Convênio, 13º salário etc.
• Deve constar uma lista com os nomes dos funcionários e o respectivo encargo social saldado.
• Anexar as Guias de Recolhimento dos impostos pagos.

Contracheques

•  O quantitativo de funcionários e os valores salariais devem estar de acordo com o Plano de Trabalho. 
• Deve ser anexada a cópia de todos os contracheques.

Guia de Recebimento – GR  ao Tesouro Distrital

• Cópia da Guia de Recebimento do Tesouro Distrital, comprovando que a Convenente recolheu ao GDF os recursos não utilizados.
• Ou, se for o caso, apresentar a cópia do comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo concedente, quando houver esta orientação.
• Os recursos financeiros não utilizados que fazem parte do montante preconizado no Termo de Convênio não podem ficar em posse da instituição conveniada, devendo ser recolhida novamente aos cofres públicos.

Contrapartida

•  É uma parte do montante total acertado no Termo de Convênio. A Convenente é responsável por essa Contrapartida, num valor mínimo de 10%, calculado a partir do montante total.
•  A Convenente deve efetuar o depósito da contrapartida na conta específica do convênio.

Documentos a serem apensados no Processo de Prestação de Contas

• Toda a despesa deve conter 03 (três) orçamentos emitidos pelos respectivos estabelecimentos comerciais (um orçamento para cada), contendo a discriminação dos produtos, os preços e a data da emissão deste orçamento.
• Deve estar de acordo com as Notas Fiscais.

OBSERVAÇÕES GERAIS

• Verificar se constam da prestação de contas todos os formulários propostos pela Gerência de Convênios da Secretaria de Educação (GCONV) e se estão corretamente preenchidos. 
• Todas os documentos e cópias anexadas devem estar legíveis.
• As despesas bancárias devem constar na Relação de Pagamentos.
• Devem ser anexadas todas as cópias dos documentos que comprovem as despesas realizadas e os respectivos comprovantes de pagmento destas despesas.