Instruções Básicas acerca da Prestação de Contas de Convênios

Com o intuito de disponibilizar às instituições conveniadas (convenentes) com a Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, o maior número de informações acerca do Processo de Prestação de Contas, publicamos os principais documentos necessários para a análise das contas do convênio.

Para facilitar a leitura e compreensão destes documentos, não os descrevemos de modo detalhado e aprofundado,  apenas citamos breves conceitos e características destes.

Assim, antes de entregar a sua Prestação de Contas, verifique os seguintes dados para evitar correções e/ou interpeleções futuras nos processos encaminhados.

Ofício de Encaminhamento ao Secretário(a) de Estado de Educação

• Este ofício abre o Processo de Prestação de Contas.

Relatório de Cumprimento do Objeto

•  No Relatório de Cumprimento do Objeto a instituição conveniada atesta que os recursos públicos foram devidamente utilizados, tendo cumprido o contrato de convênio. 
•   As ações executadas devem estar de acordo com as programadas no Plano de Trabalho.
•  Os benefícios alcançados devem guardar coerência com os objetivos do convênio.

Termo de Convênio 

• Este termo formaliza oficialmente o contrato entre GDF e instituições conveniadas. 
• O processo de Prestação de Contas do Convênio deve conter a cópia da publicação do Diário Oficial do Distrito Federal (DODF).

Plano de Trabalho, Ação e Atividades

• No Plano de Trabalho devem constar de modo detalhado todos os dados e  informações pertinentes  as instituições conveniadas tanto na parte administrativa quanto as as atividades pedagógicas que serão executadas para a consecução dos objetivos e metas descritos no próprio plano.
• Deve constar o Cronograma de Desembolso das parcelas com o orçamento previsto para cada uma.

 Relatório de Execução Físico-Financeira 

• O Relatório de Execução Físico-Financeira relaciona cada meta, etapa e fase do convênio, fazendo um comparativo entre a quantidade programada e a executada, inclusive, indicando as receitas, as despesas e os rendimentos das aplicações financeiras, bem como o saldo da conta do convênio, se houver.

Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa

• O Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa, conforme a Instrução Normativa 01/2005 da Corregedoria-Geral do Distrito Federal, tem por finalidade evidenciar os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro quando for o caso e os respectivos saldos .

Conciliação Bancária

• É um comparativo entre as movimentações existentes em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro.

•  A Conciliação Bancária compara o saldo do extrato bancário com o saldo contábil, considerando os débitos e créditos não lançados pelo banco e os débitos e créditos não contabilizados pelo convenente no período da prestação de contas.                          

Relação de Pagamentos

•  A Relação de Pagamentos é a listagem onde constam detalhadamente todas as despesas e pagamentos efetuados com os respectivos valores, os tipos comprovantes de pagamento utilizados, números das  notas fiscais, guias de recolhimento, credores, natureza das despesas, títulos, datas de emissão dos comprovantes, datas de pagamento dos comprovantes, valor bruto, imposto incidido e o valor líquido.

Plano de Aplicação

•  O Plano de Aplicação especifica quais são os tipos de gastos e de onde provém os recursos para o pagamento destes.

Extrato Bancário

• Verificar se houve alguma cobrança de taxa bancária e se houve depósito da instituição para quitá-la (o pagamento das taxas são de responsabilidade da instituição conveniada). 
• Deve contemplar a movimentação entre a liberação do recurso até a efetivação do último pagamento.
•  Não pode haver saque na conta específica do Convênio.

Notas Fiscais/Comprovantes de Pagamento

• Anexar todas as cópias da Notas Fiscais referentes a todas as despesas efetuadas.
• As Notas Fiscais devem estar dentro do prazo de validade.
• Deve constar o CNPJ da Convenente.
• Deve ser emitida em nome da Convenente.
• Carimbo de "Recebido" pela empresa que forneceu o produto ou prestou serviços.
• Carimbo de "Recebido"e "Atesto", este último com a assinatura de dois funcionários  por parte da Convenente (não podem ser da Direção).
• O material ou serviço adquirido deve estar de acordo com o Plano de Trabalho.
•  Anexar cópia das contas de serviços públicos (CEB, CAESB etc) e os respectivos comprovantes de pagamento.

Cheques

• Deve constar na Prestação de Contas todas as cópias dos cheques utilizados na consecução das despesas. 
• Todos os cheques utilizados devem estar relacionados na Relação de Pagamentos.
•  Observar se todos os cheques que constam no Extrato Bancário estão lançados na Relação de Pagamento.
• Todos os cheques devem estar nominativos e, preferencialmente, cruzados.

Documentos Fiscais relativos aos Recursos Humanos e Encargos Sociais

• Anexar as cópias dos documentos comprobatórios dos pagamentos devidos aos funcionários e/ou prestadores de serviços de acordo com a legislação trabalhista.

Guias dos Encargos Sociais e de Impostos Quitados

• As Guias dos Encargos Sociais devem conter o nome do(a) funcionário(a) e a relação nominativa dos funcionários que trabalham na instituição.
• São considerados Encargos Sociais todos os benefícios devidos ao trabalhador, tais como: INSS, FGTS, Vale-Transporte, Vale-Refeição, Recisão Contratual, Férias, Anuênio proporcional ao Convênio, 13º salário etc.
• Deve constar uma lista com os nomes dos funcionários e o respectivo encargo social saldado.
• Anexar as Guias de Recolhimento dos impostos pagos.

Contracheques

•  O quantitativo de funcionários e os valores salariais devem estar de acordo com o Plano de Trabalho. 
• Deve ser anexada a cópia de todos os contracheques.

Guia de Recebimento – GR  ao Tesouro Distrital

• Cópia da Guia de Recebimento do Tesouro Distrital, comprovando que a Convenente recolheu ao GDF os recursos não utilizados.
• Ou, se for o caso, apresentar a cópia do comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo concedente, quando houver esta orientação.
• Os recursos financeiros não utilizados que fazem parte do montante preconizado no Termo de Convênio não podem ficar em posse da instituição conveniada, devendo ser recolhida novamente aos cofres públicos.

Contrapartida

•  É uma parte do montante total acertado no Termo de Convênio. A Convenente é responsável por essa Contrapartida, num valor mínimo de 10%, calculado a partir do montante total.
•  A Convenente deve efetuar o depósito da contrapartida na conta específica do convênio.

Documentos a serem apensados no Processo de Prestação de Contas

• Toda a despesa deve conter 03 (três) orçamentos emitidos pelos respectivos estabelecimentos comerciais (um orçamento para cada), contendo a discriminação dos produtos, os preços e a data da emissão deste orçamento.
• Deve estar de acordo com as Notas Fiscais.

OBSERVAÇÕES GERAIS

• Verificar se constam da prestação de contas todos os formulários propostos pela Gerência de Convênios da Secretaria de Educação (GCONV) e se estão corretamente preenchidos. 
• Todas os documentos e cópias anexadas devem estar legíveis.
• As despesas bancárias devem constar na Relação de Pagamentos.
• Devem ser anexadas todas as cópias dos documentos que comprovem as despesas realizadas e os respectivos comprovantes de pagmento destas despesas.

Instrução Normativa nº 01 de 2005 - Corregedoria-Geral do Distrito Federal

A Instrução Normativa nº 01 de 22 de dezembro de 2005, emitida pela Corregedoria-Geral do Distrito Federal  (IN 01/CGDF) é uma peça-chave na execução e fiscalização dos convênios. Esta norma disciplina o uso e a prestação de contas dos recursos públicos na celebração de parcerias entre a Administração Pública e as instituições privadas.

É uma leitura recomendada para todas as instituições que possuam algum tipo de convênio com o Governo do Distrito Federal, uma vez que os executores de cada órgão público que possua um programa, projeto ou atividade conjunta com uma instituição não-governamental se pautará por esta instrução normativa.


                       INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 01, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005

                                                   

Disciplina a celebração, o emprego de recursos e a
                                                   correspondente prestação de contas de convênios,
                                                   acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres, pelos
                                                   órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do
                                                   Distrito Federal tendo como objetivo a execução de
                                                   programa, projeto ou atividade de interesse recíproco, e
                                                   dá outras providências.

            
O CONTROLADOR-CHEFE DA CORREGEDORIA-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso VI do art. 36 do Anexo ao Decreto no 24.582, de 11 de maio de 2004, que aprovou o Regimento Interno da Corregedoria-Geral do Distrito Federal,
            
RESOLVE:
                                  CAPÍTULO I - Das Disposições Iniciais

            Art.1o A celebração de convênios, acordos, ajustes, ou outros instrumentos congêneres, que
envolvam a transferência de recursos financeiros oriundos de dotações consignadas nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social, objetivando a realização de programas de trabalho, projetos, atividades, operações especiais ou eventos com duração certa, deverá atender ao disposto nesta Instrução Normativa, observada a legislação pertinente.
            § 1o Para fins desta Instrução Normativa considera-se:

(...)

Para continuar lendo o documento
INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 01, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005
Acesse o link:  http://www.stc.df.gov.br/VisualizarConteudo.aspx?cod=49  

                                             

Resolução nº 17 do FNDE

Caros Diretores,

   Na utilização das verbas do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), uma importante leitura a ser feita é a da Resolução nº 17 de 19 de abril de 2011 do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE).

   Esta resolução trata dos corretos procedimentos a serem feitos no caso de adesão, habilitação e as formas de execução e prestação de contas referentes a este programa orçamentário.Traz o conceito geral do PDDE, a quem se destina, que tipo de despesa pode ser realizada com este dinheiro e outras inúmeras informações acerca da utilização deste recurso financeiro.

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
FUNDO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO
CONSELHO DELIBERATIVO
RESOLUÇÃO Nº 17 DE 19 DE ABRIL DE 2011.

Dispõe sobre os procedimentos de
adesão e habilitação e as formas de
execução e prestação de contas
referentes ao Programa Dinheiro Direto
na Escola (PDDE), e dá outras
providências.

Capítulo I
DA DEFINIÇÃO E DOS BENEFICIÁRIOS DO PDDE

Art. 1º O Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) consiste na destinação anual, pelo FNDE, de recursos financeiros, em caráter suplementar, a escolas públicas, e privadas de educação especial, que possuam alunos matriculados na educação básica, com o propósito de contribuir para o provimento das necessidades prioritárias das escolas beneficiárias que concorram para a garantia de seu funcionamento e para a promoção de melhorias em sua infra-estrutura física e pedagógica, bem como incentivar a autogestão escolar e o exercício da cidadania com a participação da comunidade no controle social.

Art. 2º Os recursos financeiros do PDDE destinam-se a beneficiar as escolas:
I – públicas das redes estaduais, municipais e do Distrito Federal, que possuam alunos matriculados na educação básica, de acordo com dados extraídos do censo escolar, realizado pelo Ministério da Educação (MEC), no ano anterior ao do atendimento; e
II – privadas de educação básica, na modalidade de ensino especial,
recenseadas pelo MEC no ano anterior ao do atendimento, mantidas por entidades
definidas na forma do inciso III, parágrafo único, do art. 4º.

Capítulo II
DA DESTINAÇÃO DOS RECURSOS

Art. 3º Os recursos do programa destinam-se à cobertura de despesas de custeio, manutenção e pequenos investimentos que concorram para a garantia do funcionamento e melhoria da infraestrutura física e pedagógica dos estabelecimentos de ensino beneficiários, devendo ser empregados:
I – na aquisição de material permanente;
II – na realização de pequenos reparos voltados à manutenção, conservação e melhoria do prédio da unidade escolar;
III - na aquisição de material de consumo;
IV – na avaliação de aprendizagem;
V – na implementação de projeto pedagógico; e
VI – no desenvolvimento de atividades educacionais.

§ 1º É vedada a aplicação dos recursos do PDDE em:
I – implementação de outras ações que estejam sendo objeto de financiamento pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), à exceção das agregadas ao programa;
II – gastos com pessoal;
III – pagamento, a qualquer título, a militar ou a servidor público, da ativa, ou a empregado de empresa pública ou de sociedade de economia mista por serviços prestados, inclusive consultoria, assistência técnica ou assemelhados;
IV – cobertura de despesas com tarifas bancárias, à exceção das que porventura incidam na efetivação de transferências eletrônicas de disponibilidade para pagamento de dispêndios relacionados com as finalidades do programa, em conformidade com o § 5º do art. 12; e
V – dispêndios com tributos federais, distritais, estaduais e municipais quando não incidentes sobre os bens adquiridos ou produzidos e os serviços contratados para a consecução dos objetivos do programa.

§ 2º Os recursos do PDDE, liberados na categoria de custeio, poderão ser utilizados, também, para cobrir despesas cartorárias decorrentes de alterações nos estatutos das Unidades Executoras Próprias (UEx) definidas na forma do inciso II, parágrafo único, do art. 4°, bem como as relativas a recomposições de seus membros, devendo tais desembolsos ser registrados nas correspondentes prestações de contas.

(...)

Para continuar lendo o documento

Resolução 17 FNDE

Acesse o link: http://www.fnde.gov.br/index.php/ddne-legislacao

Apresentação

Prezados e Prezadas Colegas
da Secretaria de Educação

    É com prazer que lançamos nosso blog do Núcleo Financeiro da Diretoria Regional de Ensino do Plano Piloto/Cruzeiro (NUFIN DRE PP/C).
     O objetivo deste blog é socializar o conhecimento adquirido com a lide das prestações de contas do orçamento público utilizado nas escolas e dos convênios com creches vinculadas ao sistema educacional público do Distrito Federal.
     Neste sentido, também procuraremos fornecer dicas às Equipe de Direção das instituições escolares acerca da prestação de contas para que não haja nenhuma surpresa ou sobressalto.

Cordialmente,

Equipe Núcleo Financeiro DRE PP/C